Projets vs Processus : 6 différences fondamentales
L’un des éléments intéressants et récurrents dans la production informatique est la différence qui existe entre les projets et les processus.
La bonne connaissance de ces différences peut aider pour certaines prises de décisions stratégiques.
Nous aborderons la différence entre projets et processus sous différents angles : celui du risque, celui de l’investissement, celui des compétences et enfin celui de l’évolution des projets et des processus.
Enfin, nous terminerons en précisant en quoi cette question peut améliorer significativement l’activité sur plusieurs axes : innovation, efficacité opérationnelle, évolutivité.
Différences entre Projets et Processus
1. Projet One shot vs processus récurrent
Le projet, par nature, est limité dans le temps.
Il a un début et une fin clairement définis et la durée entre ces deux bornes est le délai.
Le but est donc de maximiser l’efficacité de la production ‘one shot’ entre ces deux bornes, en intégrant les autres contraintes pour maximiser l’atteinte des objectifs.
Généralement lorsqu’on sort des bornes temporelles, et même quand on l’anticipe, les problèmes commencent, perte de disponibilité des compétences, dépassement des coûts …
Un processus, lorsqu’on le conçoit et qu’on l’exécute pour la première fois s’apparente finalement à un projet, mais au fur et à mesure des exécutions, Il sera consolidé, corrigé, amélioré.
Par ailleurs cette nature répétitive permet d’apprendre par l’expérience et elle permet également de déléguer, dupliquer, former.
Le processus et surtout la performance du processus dont des conditions importantes de la scalabilité, dans la mesure ou la notion de répétabilité est cruciale.
2. Gestion du Risque vs Amélioration Continue
Les projets, en tant qu’entités singulières, intègrent une part d’incertitude, et la notion de borne temporelle fait de cette incertitude un risque sur la faisabilité du projet. Elle n’est pas la seule, et on parle souvent du triangle Coût – Qualité – Délai, pour évoquer les contraintes dans lesquelles on évolue, et qui permettent de capter une bonne partie des risques inhérents aux projets (pas tous : il faudrait certainement rajouter le facteur humain).
Ces risques sont naturellement traités au travers de différentes méthodes pour anticiper et résoudre les problèmes potentiels.
On pourra mobiliser pour cela différents moyens, des analyses de risques, des études de faisabilité, des prototypes, on étudiera en amont les moyens de diminuer les coûts en conservant les objectifs attendus …
D’un autre côté, les processus s’appuient sur une approche itérative, au sein de laquelle chaque répétition offre une opportunité d’ajustement et d’amélioration. Leur gestion se concentre sur l’efficacité, réduisant progressivement les risques au fil du temps.
La capacité de reproduction, et de délégation est également un facteur d’atténuation du risque. Si plusieurs personnes peuvent délivrer le processus, mieux, si il est complètement automatisé ou numérisé, alors naturellement, son exécution est renforcée.
Les axes d’optimisation sont nombreux, on peut citer notamment la performance environnementale qui est un sujet global qui touche naturellement les process industriels et numériques.
Ils sont de plus en plus intégrés dans la conception des projets et dans les améliorations des processus, bien souvent suite aux évolutions réglementaires.
3. Investissement vs Rentabilité
Une autre distinction importante entre les projets et les processus concerne les flux financiers, et c’est un point important pour la planification budgétaire.
Les projets exigent un investissement substantiel avant même de commencer à générer de la valeur. Cette injection initiale est nécessaire pour surmonter les risques inhérents à la singularité du projet.
Il sera donc nécessaire, dans le cas le plus extrême, d’intégrer des profils hautement qualifiés ou avec des compétences spécifiques, de financer des études, des prototypes, d’étudier les risques avec naturellement un coût associé élevé.
Cet investissement sera amorti dans le temps.
Lorsque les processus sont hyper-optimisés alors on peut créer les conditions de beaux passages à l’échelle.
La clé réside dans la capacité à équilibrer les investissements initiaux des projets avec les rendements constants des processus.
4. Innovation vs efficacité opérationnelle
L’implication des acteurs et des profils RH varie considérablement entre les projets et les processus.
Les projets, souvent au cœur de l’innovation, nécessitent des équipes multidisciplinaires avec des compétences pointues. Ces équipes, souvent basées dans les départements de recherche et développement, sont composées d’ingénieurs, de chercheurs, d’experts métiers …
En revanche, les processus, ancrés dans les opérations quotidiennes, impliquent des profils RH axés sur l’efficacité opérationnelle. Les responsables de processus, les analystes opérationnels sont des figures qui permettent d’assurer le bon fonctionnement continu des activités.
Il y a une contrepartie à cela, c’est lorsque le processus ne se comporte pas comme prévu, qu’il y a une anomalie, ou un problème : il est souvent nécessaire de faire appel aux concepteurs pour réparer le problème. Cela peut être bloquant et perturber l’efficacité de l’ensemble, voir bloquer la machine.
On voit assez souvent dans les petites structures et particulièrement les startups des ingénieurs intégrer dans leurs tâches les actions liées à la gestion opérationnelle directe du service.
Dans une certaine mesure, c’est très bien, car selon le bon principe du Eat Your Own Food, cela permet aux ingénieurs de se confronter au terrain, et de constater par l’action les difficultés pour en tirer des axes d’amélioration.
Mais cela a une limite, car tant qu’un ingénieur est dans le présent, alors il ne s’occupe pas du futur, cela pénalise d’une part l’innovation et d’autre part les coûts d’exploitation. Donc ce passage de relais est souhaitable, avec une capacité à revenir dessus pour apporter les améliorations de façon continue.
5. Singularité vs Généricité
Le projet est singulier, donc et va répondre à un besoin assez spécifique. Il ne va pas forcément nécessiter de pouvoir être personnalisé, configuré, trop complété, finalement, par des petites fonctionnalités annexes.
Les projets, avec leur nature singulière, restent souvent ancrés dans le contexte initial pour lequel ils ont été conçus.
6. A l'état de l'art by design vs effort de mise à jour
Lors du lancement d’un nouveau projet il est naturel de souhaiter un résultat qui soit à l’état de l’art du point de vue des performances, des coûts, des technologies, de l’impact environnemental.
L’inverse existe peut être mais semble a priori absurde.
L’enjeu de l’entreprise est d’intégrer les compétences en interne ou en externe et de les fédérer au sein du projet pour permettre la délivrance du projet. Ce n’est pas forcément facile, notamment lorsque le projet est en pointe voire en avance vis à vis de cet état de l’art.
Par nature, un nouveau projet se veut à jour des dernières possibilités.
C’est totalement en phase avec la dimension d’amélioration continue et c’est une condition pour que le processus ne tombe pas en obsolescence.
Cela implique pour les équipes une veille active sur les nouvelles possibilités et une planification de leur intégration dans les phases de mise à jour.
Conclusion
La distinction entre projet et processus est importante pour plusieurs raisons évoquées plus haut.
Porter une attention sur ces sujets aura un impact positif sur les points suivants :
Allocation des Ressources : Comprendre la différence entre projets et processus permet une allocation plus judicieuse des ressources. Les projets nécessitent souvent des investissements initiaux significatifs, tandis que les processus exigent une optimisation continue.
Gestion des Risques : Les projets, en raison de leur nature unique, portent un niveau intrinsèque de risque. Une compréhension approfondie de cette distinction permet de mettre en œuvre des stratégies de gestion des risques adaptées à chaque contexte. Les processus, axés sur l’amélioration continue, permettent de réduire progressivement les risques au fil du temps.
Innovation et Efficacité Opérationnelle : Les projets sont des catalyseurs d’innovation, mais une exécution efficace nécessite une compréhension claire de la temporalité et des risques inhérents. Les processus, d’autre part, garantissent une efficacité opérationnelle constante grâce à l’optimisation itérative.
Optimisation des Performances Numériques : En se penchant sur la distinction entre projets et processus, on peut optimiser les performances numériques de l’organisation. Il peut affecter les ressources vers des projets innovants tout en s’appuyant sur des processus bien établis pour assurer une exécution efficace au quotidien.
Création d’une Culture d’Innovation : La compréhension de la distinction entre projets et processus crée une culture d’innovation équilibrée. Les équipes sont encouragées à innover via des projets tout en s’appuyant sur des processus efficaces pour maintenir la stabilité opérationnelle.
En résumé, la distinction entre projets et processus est point important qui peut avoir un impact sur la stratégie. Elle influe sur les décisions d’investissement, permet de mieux identifier et gérer les risques et contribue à l’innovation et à la performance globale de l’entreprise.