Gestion de projets : 5 méthodes de recherche d'alignement
Dans le métier de la gestion de projets, dans cette compétence qui consiste a rendre possible un sujet a priori intangible, il y a rétrospectivement un sujet qui revient toujours, sans être pourtant explicitement mis sur la table : c’est le rapport entre le rêve et la réalité, entre l’ambition et les moyens, entre le vouloir et le pouvoir.
En effet, dans cette dimension de gestion de projets, il est souvent nécessaire de trouver le juste équilibre entre ambition et pragmatisme, pour tracer un chemin possible entre les objectifs du projet et les contraintes du réel : c’est même à certains moments une clé de la réussite.
Dans cet article nous aborderons le sujet sous le prisme de cette recherche d’équilibre :
Nous essaierons de comprendre pourquoi il est si difficile à traiter
Nous détaillerons les bénéfices et les risques associés à ce sujet
Nous aborderons quelques méthodes de gestion de projets qui permettent d’aligner les points de vues
Les pieds sur terre, la tête dans les étoiles : Un sujet d'alignement ?
Dans le contexte de la gestion de projets, la question de l’équilibre entre ambition et réalisme émerge naturellement lors de la fixation des enjeux et des objectifs.
Dans le cadre d’un brainstorming ou d’un atelier d’idéation par exemple il n’est pas rare d’avoir à la fois des propositions très terre à terre et au contraire des propositions moins tangibles. La conciliation de ces différentes propositions est souvent sujette à débat.
Pourquoi ces écarts si importants ?
Cette différence est surtout un sujet de personnalité et de perception naturelle des sujets. On pourrait certainement l’associer à l’axe S-N du MBTI, en effet Les profils de personnalités jouent un rôle crucial. Et le sujet n’émerge pas toujours car il s’agit en première approche d’un sujet humain, avant de devenir un sujet technique.
Les analystes, axés sur les détails et le pragmatisme, sont souvent enclins au réalisme. Les leaders, visionnaires et orientés vers la stratégie, sont attirés par l’ambition.
Trouver un terrain d’entente entre ces deux stereotypes de personnalités peut être un challenge mais c’est une étape de la gestion de projets et c’est une nécessité pour le succès du projet.
Les différents types de perceptions
Ainsi les analystes auront des propositions jugées plus terre à terre, souvent concrètes, pratiques et directement applicables. Elles se concentrent sur des actions spécifiques et des résultats mesurables. Elle s’appuient sur du détail, du concret avec souvent un souci d’efficacité opérationnelle. Naturellement on trouve dans la méthodologie l’outil parfaitement adapté à cette démarche, la fixation des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Timé).
Les visionnaires peuvent être axés sur la création de nouvelles opportunités, l’innovation à long terme et la définition de la direction stratégique. On est dans le monde des idées, des concepts et des opportunités. En termes d’outils on pourrait ici se raccrocher BHAG (Big Hairy Audacious Goals) de Jim Collins.
L'enjeu de l'alignement
Naturellement ces deux approches de perception se retrouvent dans la vision du projet, dans l’élaboration de la méthode et dans la définition des objectifs, et il est parfois difficile de trouver un terrain d’entente. C’est cependant une nécessité pour la réussite du projet et la quête de l’équilibre devient un exercice de gestion de projets délicat, nécessitant une compréhension mutuelle entre les parties prenantes.
Les enjeux associés à cette question, et pourquoi la traiter ?
Ces deux approches ne sont pas mutuellement exclusives, mais plutôt complémentaires dans la gestion de projets. L’ambition fournit la boussole pour la vision à long terme, tandis que le réalisme assure une navigation précise vers les objectifs opérationnels.
Les bénéfices d'un bon équilibre
Lorsque l’ambition et le réalisme sont bien coordonnés, les projets bénéficient d’une synergie puissante. Les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporels) établissent une base solide pour l’exécution quotidienne en facilitant la compréhension des attentes et la mobilisation des équipes vers des résultats concrets.
L’ambition stimule l’innovation, tandis que le réalisme assure que les idées innovantes peuvent être mises en œuvre de manière pratique avec une bonne maîtrise des risques. Cet équilibre favorise un environnement où l’exploration et la créativité sont encouragées tout en respectant les contraintes opérationnelles.
Les équipes sont plus susceptibles de s’engager pleinement lorsque les objectifs sont perçus comme stimulants ET réalisables. Un équilibre approprié motive les membres de l’équipe en montrant qu’ils contribuent à quelque chose de significatif en offrant un mélange d’objectifs immédiats et de visions ambitieuses. Cela aide à prévenir l’épuisement professionnel en offrant un sentiment constant de progrès et d’accomplissement. sans être confrontés à des attentes démesurées.
Les risques associés à un déséquilibre
A l’inverse, un déséquilibre de cette nature dans la gestion de projets peut entraîner des conséquences néfastes sur tout le périmètre du projet. Trop d’ambition sans réalisme peut conduire à des initiatives vaines et à des dépassements de ressources. On verra alors des dérives sur les coûts ou les délais, une perte de qualité ou de périmètre, des livraisons mises à mal etc… Sur le plan humain, la motivation des équipes pourra être pénalisée face à des objectifs irréalisables, voire même l’endurance des équipes pourra être atteinte a force d’essoufflement.
En effet miroir, un excès de réalisme peut étouffer la créativité et limiter les possibilités de croissance. Cela risque de rendre le projet réactif plutôt que proactif, avec des équipes concentrées sur la gestion quotidienne au détriment de la réalisation de la vision. Les projets qui érigent des barrières trop strictes peuvent manquer des opportunités d’exploration et d’innovation.
Dans les deux cas, le manque d’alignement peut créer un décalage significatif entre ce qui est souhaitable / souhaité de part et d’autre et ce qui est réalisé. Cela peut entraîner une perte de confiance des parties prenantes et une remise en question de la direction du projet.
A quel moment de la gestion de projets faut il l'aborder ?
Une grande partie de la gestion de projets se gagne au début, dans la phase de démarrage.. C’est peut être un raccourci… mais cela souligne l’importance de la réflexion amont. Cela n’enlève rien à la suite… on apprend aussi naturellement en marchant, par l’action et l’expérience.
Et encore, cela ne suffit pas toujours.
En phase d'initialisation des projets
Mais si les fondations sur lesquelles sont bâties la gestion de projets ne sont pas solides, alors il y a de grandes chances pour qu’il connaisse de grosse difficultés, il est donc impératif de se poser les questions dès le début.
Ainsi la phase de définition du projet doit naturellement intégrer les problématiques de définition des objectifs et de faisabilité et c’est à ce moment que la qualification des enjeux apparaît, ou en tout cas qu’elle demande a être arbitrée.
Aussi, concernant l’élaboration du cahier des charges (ou équivalent selon les méthodes de gestion de projets utilisées), il est essentiel de définir des objectifs spécifiques et mesurables tout en tenant compte des contraintes réalistes.
Cela influence directement la direction du projet.
Dans le suivi du projet
En clôture de projet
Comment équilibrer ambition et réalisme ?
Il existe une somme d’outils qui peuvent être utilisés dans le cadre de la gestion de projets ou lors des réunions d’ajustement. Il serait vain de tous les citer, mais parmi eux on peut d’ores et déjà identifier certains classiques qu’il est bon d’utiliser au moins en phase de conception de projet.
Au delà de leurs spécificités techniques, tous ces outils ont une vocation principale : nous amener à creuser le sujet pour en cerner tous les contours.
Ils ont avant tout ce bénéfice de permettre de faire éclore les éléments constitutifs du projet (moyens, contraintes, risques, opportunités …), avant même de parler de décision. Trouver l’équilibre entre ambition et réalisme dans la gestion de projets est un exercice toujours complexe.
En utilisant des outils pratiques, les gestionnaires de projets peuvent guider leurs équipes vers le succès, avec les pieds sur terre et la tête dans les étoiles.
Comme a la guerre, si ont veut gagner les batailles, alors il s’agit de connaître son terrain le mieux possible.
Chacun des outils suivants est largement documenté, et pourrait faire l’objet d’un article a part entière, alors nous rappellerons simplement à quoi ils peuvent servir dans cette recherche d’équilibre entre ambition et réalisme.
la matrice SWOT
Souvent cette matrice est utilisée dans un contexte business d’analyse de marche, mais elle a toute sa place, plus généralement dans la phase de définition des projets.
En effet, la matrice SWOT est un outil intéressant de gestion de projets, elle a pour intérêt de faire beaucoup réflechir au contexte d’exécution du projet, on réfléchira alors en termes internes (forces / faiblesses) et externes (opportunités / menaces) pour identifier les différents éléments, événements qui pourraient influer sur le projet ou sur sa définition.
Il conviendra donc de s’appuyer sur les forces de l’entreprise pour répondre aux opportunités et ce faisant avoir une approche offensive et ambitieuse d’une part, et en même temps, de minimiser les faiblesses et de parer les menaces dans une approche défensive.
Des objectifs spécifiques pourront être identifiés sur ces deux approches.
Voir aussi : https://fr.wikipedia.org/wiki/SWOT_(m%C3%A9thode_d%27analyse)
les OKR (Objectives and Key Results)
La méthode OKR permet de façon plutôt simple et très objective de définir les objectifs et les métriques d’évaluation. Ce faisant elle constitue un outil puissant d’alignement entre l’ambition d’une organisation et la mise en marche réaliste de cette ambition. Cet outil est très adapté à la gestion de projets.
Elle est très intéressante car elle s’appuie sur du factuel, des éléments mesurables et elle permet de montrer la relation entre les objectifs ambitieux et les résultats plus tangibles maîtrisés par l’ensemble des équipes impliquées.
En ce sens elle se rapproche de la méthode SMART mais avec une profondeur de vue plus forte.
Elle permet de fédérer en rendant concret un objectif lointain, et de mobiliser en attribuant à chaque contributeur une mission précise dans l’atteinte de l’objectif.
Enfin elle permet de se poser la question des impacts de l’action, en mettant en exergue des indicateurs mesurables.
Voir aussi : https://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thode_OKR
la méthode SMART
C’est très certainement la première chose qu’on apprend lorsqu’on est amené à définir des objectifs pour un projet, ou dans un contexte de management.
C’est un outil fondamental de gestion de projets.
Il faut que les objectifs respectent le format SMART :
S pour spécifique : un objectif doit être précis et ciblé, sinon autant en faire plusieurs
M pour mesurable : afin de déterminer un niveau d’atteinte. Cela peut être binaire (atteint / pas atteint) ou un pourcentage, mais il est important de pouvoir qualifier le niveau d’atteinte pour s’adapter et s’améliorer
A pour Atteignable : un objectif doit pouvoir être réalisé, sinon c’est un rêve. Il y a régulièrement un débat pour savoir si le A correspond à atteignable ou ambitieux, mais le smart est le terrain des réalistes, on est donc sur atteignable (par opposition a la méthode BHAG qui est plutôt sur le but ambitieux)
R pour réaliste : la définition anglaise est plus facile à comprendre R pour relevant, soit pertinent en français. Il faut que l’objectif ait un sens au regard de ce que l’on cherche a réaliser, naturellement.
T pour Timé : un objectif et un projet se définissent dans le contexte d’un délai.
Cette méthode de gestion de projets est tout fait utile pour consolider des objectifs et se projeter dans une mise en oeuvre opérationnelle basée sur des critères objectifs et réalistes.
Voir aussi : https://fr.wikipedia.org/wiki/Objectifs_et_indicateurs_SMART
la méthode MOSCOW
La méthode MOSCOW est un outil de gestion de projets qui permet de prioriser les actions de façon simple, elle peut s’utiliser dans l’organisation du travail au quotidien, mais elle est très utile pour donner une vision des priorités (en termes d’importance au sein d’un projet).
Il s’agit de qualifier les objectifs en fonction de leur niveau d’importance :
M pour Must Have : c’est un impératif, essentiel à la réussite d’un projet
S pour Should Have : c’est à faire mais cela n’a pas de caractère vital
C pour Could Have : c’est un plus, mais pas une priorité
W pour Won’t Have : ce sera fait plus tard
Cette répartition se fait naturellement sur la base de critères objectifs (besoin client, faisabilité …) et permet de qualifier les idées, les demandes, pour diriger l’effort et prioriser la planification
Voir aussi : https://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thode_MoSCoW
la méthode des 6 chapeaux
La méthode des 6 chapeaux est un outil ludique de gestion de projets, qui permet de faire appel à l’intelligence collective. Cette méthode est intéressante car elle permet de creuser une idée et de largement la challenger en permettant aux différents participants d’adopter une posture qui appréhende le sujet selon un angle bien défini.
Ainsi on pourra débattre avec les postures suivantes :
Chapeau blanc : le chapeau blanc est neutre, factuel, il n’a pas d’affect et est assertif, il souligne le fait que les informations sont partielles ou que les raisonnements sont biaisés ou n’ont pas de fondement concret.
Chapeau rouge : le chapeau rouge est émotionnel, et ses interventions sont avant tout dirigées par ses intuitions, ses pulsions, positives ou négatives
Chapeau noir : le chapeau noir a une vision pessimiste, il fait émerger les risques et les difficultés potentielles, c’est souvent lui qui permet de modérer l’enthousiasme originel et de mettre en exergue le sujets difficiles : ce n’est pas le rôle le plus facile
Chapeau jaune : le chapeau jaune est optimiste et apporte une vision constructive du sujet, son objectif est de le faire naître ou avancer pour en explorer tout le potentiel
Chapeau vert : le chapeau vert apporte de la créativité et trouve des solutions ouvertes aux différents sujets, aux hypothèses, c’est un explorateur des possibles
Chapeau bleu : le chapeau bleu organise les débats et structure les pensées et arguments issus des autres participants : c’est le grand organisateur
L’usage de cette méthode permet largement de nourrir un projet et de faire émerger des solutions, des risques, des méthodologies qui pourront chacune être alimentée par des objectifs précis.
Naturellement ces différentes méthodes de gestion de projets peuvent être condensées et utilisées conjointement, elle mettent surtout en avant la nécessité de nourrir la réflexion avant l’action et de bien explorer tous les ressorts de son sujet avant de le mettre en oeuvre.
Voir aussi : https://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thode_des_six_chapeaux
Le rôle d'Etayage
L’un des ressorts de la création d’Etayage a été le constat de l’importance de la gestion de projets dans leur réussite.
Ce constat est basé sur notre expérience en gestion de projets et sur nos observations.
La gestion de projets est un vrai plus, elle fiabilise les démarches, elle permet d’éviter les écueils et elle permet d’avancer.
Il serait faux de dire qu’elle est infaillible, mais il est juste de dire qu’elle est indispensable : sans lui les projets échouent.
Notre objectif est de vous permettre de de concevoir votre projet et de concilier votre rêve avec la réalité puis de vous accompagner dans le parcours.
Nous le mettons en oeuvre au quotidien avec les startups et les PME que nous accompagnons sur le bassin rennais.
Notre modèle de collaboration intergénérationnelle entre des étudiants et des professionnels expérimentés se prête parfaitement à cette recherche d’équilibre entre ambition et réalité. Avec la force créative des jeunes et l’expérience des seniors on produit des résultats remarquables.
Conclusion
Trouver l’équilibre entre ambition et réalisme dans la gestion de projets est une opération délicate, car elle sollicite l’humain et les ressorts de personnalité.
C’est pourtant une étape indispensable pour la réussite des projets.
Les gestionnaires se retrouvent a de voir concilier des aspirations élevées et les contraintes pragmatiques du terrain
Pour naviguer efficacement dans cette dualité et mettre en place une gestion de projets équilibrée, divers outils sont à disposition, tels que la matrice SWOT, les OKR, la méthode SMART, la méthode MOSCOW, et la méthode des 6 chapeaux. Ces instruments pratiques aident à analyser le projet sous différents angles, à définir des objectifs mesurables, à prioriser les actions, et à explorer toutes les facettes d’une idée.
Les gestionnaires de projets assument le rôle d’architectes modernes, devant construire des fondations solides pour permettre à leurs équipes de viser les sommets tout en restant enracinées dans la réalité. L’ambition et le réalisme ne sont pas des antagonistes, mais des collaborateurs nécessaires dans cette quête du succès.
En mettant en place un cadre méthodologique de gestion de projets adapté, et en combinant les rêves des visionnaires et la réalité du terrain, les gestionnaires de projets peuvent guider leurs équipes et leurs projets vers le succès, avec les pieds sur terre et la tête dans les étoiles.
Voir aussi : Gestion de projet web, nos 10 astuces pour réussir